Project

Microsoft Project (o MSP) es un software de administración de proyectos diseñado, desarrollado y comercializado por Microsoft para asistir a administradores de proyectos en el desarrollo de planes, asignación de recursos a tareas, dar seguimiento al progreso, administrar presupuesto y analizar cargas de trabajo. El software Microsoft Office Project en todas sus versiones (la versión 2016 es la más reciente a junio de 2017) es útil para la gestión de proyectos, aplicando procedimientos descritos en el PMBoK del Project Management Institute.

CARACTERISTICAS DE MS PROJECT

Existen muchos tipos de herramientas dentro de este software, de forma que el análisis de los datos es mucho más sencillo. Sin embargo, aquí nombraremos las principales:

Microsoft Project ayuda a los empresarios a mantener organizados los proyectos

• Ruta crítica: Se realiza una vez que todos los datos están ingresados. De esta forma de obtienen datos relevantes como los tiempos de inicio y término más cercanos y más lejano de cada actividad, o las holguras.
• Diagrama de Gantt: Se muestra por default. Esta gráfica ilustra la programación de actividades en forma de calendario, en el que el eje horizontal representa el tiempo, y el vertical las actividades. Se señalan con barras los tiempos de inicio y término de la actividad, su duración y su secuencia. La actividades críticas se muestra en rojo, las otras en azul. Las actividades que tienen otras secundarias dentro se muestran en color negro.
• Sobrecarga de recursos: Significa que le estamos asignando a un recurso humano más tareas de las que puede realizar. Esto lo podemos observar en la herramienta Gráfica de Recursos del menú Ver.
• Resumen de Proyecto: Nos brinda diferentes tipos de información, como las fechas de inicio y término del proyecto en la parte superior, la duración, las horas totales de trabajo, los costos, el estado de las tareas y de los recursos.
• Cálculo de costos: Calcula los costos de los recursos y la mano de obra, una vez que los recursos son asignados a cada tarea. Hay dos tipos de reportes: el flujo de efectivo – es un reporte del gasto semanal- y el requerimiento de materiales.
• Control de proyecto: Cuando ya se han introducido todos los datos necesarios para realizar la ruta crítica, y se ha establecido el programa de proyecto como se desea, se puede salvar como línea base. Esto permitirá compararla con las modificaciones que se le vayan haciendo al proyecto.

FUNCIONES DE MICROSOFT PROJECT


La función de un project manager también es la de comunicarse adecuadamente con los interesados, conoce sus necesidades, así como las respuestas a sus preguntas. Habilidad clave y que lamentablemente no todo el mundo vale. Se antepone a los posibles contratiempos que puedan poner en jaque el trabajo de todos. Tiene las soluciones cerca, gracias a un elaborado plan de contingencia. De modo que, se adapta bien a los cambios y sabe transmitir sus conocimientos y resiliencia al resto de los colaboradores. Será un referente para todos, pero a la vez un miembro más.

Con el fin de esquematizar sus competencias y habilidades necesarias en la gestión de proyectos, nos disponemos a definir la función principal de un project manager.



—Identifica adecuadamente a los interesados. Un paso importantísimo y al que nos referimos en párrafos anteriores, para no descuidar ninguna pieza de nuestro puzzle.

—Define los objetivos concretos. Se trata de establecer los KPI’s (Key Performance Indicator) necesarios para que el proyecto tenga éxito.

—Presenta y planifica el proyecto. La presentación inicial es fundamental para crea una adecuada definición del proyecto en el que se verán inmersos todos los colaboradores del mismo. En esta primera reunión establece los requerimientos y el objetivo principal del proyecto. El equipo se hace una idea clara de lo que vendrá en los próximos meses y aparecen las primeras preguntas, que ayudarán a la determinación concisa de los KPI’s.

—Gestiona recursos y asigna responsabilidades a los colaboradores. Durante la planificación del proyecto, el director del mismo debe asignar una serie de funciones claras para las personas adecuadas. Todo miembro debe estar en su lugar acertado. Así como, el coste y tiempo de las actividades que formen el proyecto. Se trata de estimaciones que a lo largo del proyecto podremos cambiar, gracias a herramientas flexibles como Sinnaps.

—Compensa el esfuerzo entre los distintos recursos implicados: materiales y humanos. Gracias al visualizador de recursos.

—Proporciona las herramientas de trabajo necesarias para cubrir las necesidades del equipo.

—Comunica correctamente la información pertinente a cada miembro del equipo e interesado. Para ello, es vital que sepa escuchar. No lo subestimes y pregúntate si realmente lo haces, ya seas un colaborador un el propio project manager.

—Comparte conocimiento y pregunta. El jefe de proyectos sabe cómo ser asertivo, comparte sus conocimientos sin ofender a nadie.

—Gestiona la información y documentación. Accede a ella y la comparte cuando sea necesario. Sabe dónde está y la controla, algo que también da bastantes dolores de cabeza a más de un project manager. Al fin y al cabo, «el correo electrónico está desfasado en la gestión de proyectos», explica Rafa Corell, CEO y fundador de Indigraf.

—Controla y supervisa en los hitos o momentos determinantes del proyecto, marcados en la planificación.

—Gestiona el riesgo gracias a un acertado análisis de riesgos y un elaborado plan de contingencia.

—Implementa soluciones o cambios necesarios, a través por ejemplo de simulaciones.

—Evalúa y vuelve a tomar la decisión adecuada sobre el campo de acción. Una herramienta que le ayuda bastante y se encuentra en la lista de las más deseadas por los project manager más influyentes es la del Valor Ganador o EVM (Earned Value Management).


La labor fundamental del Project manager que, además, explica su nombre es la de dirigir y gestionar adecuadamente un proyecto. Como te imaginarás, esa tarea de gestión y de dirección implica muchísimas micro tareas relacionadas entre sí, responsabilidades que debe asumir un profesional para optimizar todos los recursos logísticos, técnicos, tecnológicos y humanos que la dirección de la compañía ha puesto a su servicio.